5 نَصائح لتحسين ورفع فعالية الـ Help Desk.

في بيئة تكنولوجيا المعلومات الحالية, أصبح طاقم الـ Help Desk الخاص بك يأخذ مسؤوليات على عاتقه أكثر من أي وقت مضى. هنا بعض الطرق التي تمكّن مكتب المساعدة من مواجهة التحديات وتوسيع نطاق الخدمات.

بشكل عام,طاقم مكتب مساعدة تكنولوجيا المعلومات يتم استدعاؤه لتيسير المشاكل و الحفاظ على الإنتاجية بدقة أكبر وباستجابة أسرع من أي وقت مضى. في هذه الحالة، مكتب المساعدة يجب أن ينتقل من مجرد مكان يأتي إليه الناس لمعالجة مشاكلهم إلى منظمة ذات خدمات متكاملة تقوم بطرح العديد من الخدمات والنصائح الخاصة بتكنولوجيا المعلومات. هنا 5 نصائح بإمكانها أن توسّع دور مكتب المساعدة حتى تساعد شركتك في مجاراة بيئة تكنولوجيا المعلومات السريعة التغيير .  

1: تَزويد الزبائن بحلول سهلة وبسيطة.

إنّ مكتب مساعدة تكنولوجيا المعلومات يعمل جاهداً كل يوم لإدارة و معالجة المئات من الأعمال التي يتم طلبها بواسطة المستخدمين، الزبائن, والعملاء. بهدف تقليل عدد المكالمات التي تصل إلى مكتب المساعدة، , ولذلك كان من الضروري تزويد المستخدمين بمنظومة من الحلول والقواعد المعرفية اليومية الشائعة والتي يمكن الرجوع إليها بسهولة. الحل البسيط لا يجب أن يأخذ مَنحى المنظومة الكبيرة المكوّنة من مشاكل إستراتيجية أخرى، مكتب المساعدة الخاص بك يجب أن يعالج المشاكل و يعطي الزبائن إمكانية الوصول إلى الحلول ليساعدهم في حل مشاكلهم بأنفسهم مما يوفر وقت الجميع.

2: تحديث الحواسيب الثابتة والمتنقلة.

أحد الواجبات الضرورية في عالم تكنولوجيا المعلومات هو إبقاء أجهزة الحاسوب الثابتة ،المحمولة، والأجهزة الأخرى مزودة بآخر التقنيات التكنولوجية. كل عمليات التحديث و التنصيب يجب أن تتم بسرعة، بدون أخطاء ومع بيانات سليمة تنتقل من جهاز لآخر. بهذه الطريقة ، مستويات الإنتاجية لا تتأثر والمكالمات لمكتب المساعدة  تكون في حدها الأدنى بواسطة التحضير وتنفيذ الخطوات بسلاسة، مثل عملية تنصيب نظام جديد، البنية التحتية الكاملة لتكنولوجيا المعلومات الخاصة بك ستستفيد من التحديثات ومع الإبقاء على نظام إيقاع العمل دون تخطي نبضة واحدة .

3:المحافظة على النظام آمن و محمي.

  قد تكون هذه النقطة واضحة ولاتحتاج إلى شرح لكن مع التقدم التقني لقطاع التكنلوجيا أصبحنا نواجه العديد من المخاطر , ولتفادي أي كارثة تكنولوجية، يجب أن يمتلك مكتب المساعدة نظام يقوم بحماية البنية التحتية, ويمنع حدوث أي خلل قد يحصل بها. و مع وجود الكثير من العمليات التجارية الحيوية المتصلة بمختلف أنواع الأجهزة، فإنّ الحفاظ على أمن النظام وإحباط التهديدات التي تواجهه هي من أحد أهم المسؤوليات الضرورية التي تقع على عاتق تكنولوجيا المعلومات. مكتب المساعدة يجب أن يضع الوقت الّلازم لتصحيح و مراقبة عمل الأجهزة و ملئ ثغرات النظام إن لزم الأمر.

4: الاستفادة من ميزة الاتصال المباشر مع الزبائن.

ليس هناك عدد كبير من خبراء تكنولوجيا المعلومات لديهم فرصة البقاء على اتصال دائم مع الزبائن, لكن مكتب المساعدة في اتصال دائم مع المستخدمين الذين يملكون الكثير ليقولوه حول الخدمة المقدمة إليهم , لذلك تعتبر تقارير الـ Feedback شيء ضروري لتطوير خدمة الزبائن ولزيادة معدل الإنتاج. يجب استغلال هذة الفرصة للحصول على Feedback من خلال الدراسات، التقارير، ومتابعة المكالمات. إنّ الاعتماد على الـ Feedback يقود إلى تحسينات في العمل وإلى تحصيل النجاح. عندما يكون المستخدمين راضين عن الخبرة الموجودة لدى مكتب المساعدة فإنّ العمل سيجري بسلاسة ويزداد الولاء له.

5: توفير وسائل تيسير العمل.

تِقنيو مكتب المساعدة لا يقلّون أهمية في عملهم عن أهمية النحل العامل في الخلية، فهم مسؤولون عن حل أي مشكلة يواجهونها. لحفظ الوقت وزيادة الكفاءة، مكتب المساعدة يجب أن يبحث دائماً عن طرق لزيادة الإنتاجية, فهناك العديد من التقنيين يلجأون إلى أجهزتهم الّلوحية وغيرها من أجهزة المحمول المتصلة بالإنترنت لاستخدامها كمساحة للعمل، هذا يعطي التقنيين حرية العبور وإدارة طلبات العمل من أي مكان و بأي وقت. مكتب المساعدة يستفيد حينها من الوصول السريع و من الإنتاجية المتزايدة، عندها لن يحتاج المستهلك للانتظار لفترات طويلة كالتي كانت من قبل

رابط المقال الأصلي تجدونه على الرابط التالي ودمتم بود