طريقة أعداد التقارير الخاصة بالـ IT

تدوينة سريعة وخفيفة طلبت مرارا على البريد الألكتروني حول طريقة أعداد التقارير الخاصة بالعمل في قطاع الـ IT, ماهي أهم الأشياء التى يحب كتابتها في التقرير وكيف نقوم بأعدادها بأسرع طريقة ممكنة سوف أوضحها في هذه التدوينة السريعة.

مقدمة

الكثير من الشركات الأحترافية عادت ماتطلب من موظفيها إعداد تقارير شهرية بكل ماتم القيام به في العمل من تغييرات أو مشاكل حدثت أثناء العمل, هذه المشكلة تؤرق الكثير من المهندسين المبتدئين وأحيانا الخبراء نتيجة تغيير مكان عملهم من مكان لايأبه للتقارير إلى مكان يحرص على هذا الامر بشكل كبير.

أهمية التقارير

فكرة التقرير عادة ماتخدم كل الأطراف ولو حسبناها بشكل صحيح نجد أن التقرير مفيد لك اكثر من غيرك وخصوصا لأصحاب الذاكرة الضعيفة كحالاتي, يقع في نفس المشكلة أكثر من مرة وفي كل مرة ينسى كيف حلها آخر مرة :), أما بالنسبة للشركة فهي مهمة مستقبلا, فقد يحدث شيئ مفأجئ لهذا الموظف المسؤول ويستلم مكانه موظف آخر, وهنا تكون التقارير في غاية الأهمية للموظف الجديد فهو يطلع على كل التحديثات والتغيرات التى قمت بها بالأضافة إلى كل المشاكل التى صادفتك في هذه الشركة والطريقة التى قمت بحل المشكلة من خلالها.

الهوامش العريضة للتقرير

التقارير التى أعدها عادة ماتحوي النقاط التالية والتى يجب ان تحرص عليها جميعها وهي على الترتيب التالي :

• اولا يجب أن أحدد ماهو الأمر الذي قمت به, هل ياترى هو تغيير في شيئ معين في الشبكة, قمت بتغيير ايبي مثلا أو قمت بأضافة مستخدم جديد أو حذفت شيئ معين من السيرفر أم كان حل لمشكلة, لاحظوا اننا هنا نكتفي بكتابة كلمة واحدة, مشكلة Problem, log, change. . . .
• ثانيا ماهو تاريخ بداية الأمر وفي أي ساعة تقريبا أو متى أتصلوا بك لو في حال كانت مشكلة Start Time.
• ثالثا ماهو تاريخ الأنتهاء من هذا الامر. وهو مفيد في حال كان التقرير خاص بالمشاكل Finished Time.
• رابعا من هو المستخدم أو الجهاز USER ID.
• خامسا أكتب عن الحالة وأشرحها, فلو كان تغيير أكتب أن قمت بتغيير كذا وكذا وبرائي توضيح السبب بحسب رغبتك أنا لا أكتب اي توضيحات بهذا الخصوص, لو كانت مشكلة فأكتب ماهي المشكلة بتوصيف سريع ومختصر, طابعة لاتعمل, جهاز يهنج كثيرا, أيميل يستقبل ولايرسل الخ . . . Problem& Notes.
• سادسا أكتب عن الـ Error Message لو في حال كانت مشكلة وهذا امر مهم, طبعا لو في حال كان هناك رسالة خطأ معينة هي سبب المشكلة.
• سابعا أكتب الـ Solution أو الحل الذي قمت به من أجل المشكلة وتستطيع أستخدام نفس الحقل من أجل كتابة التغييرات (لو في حال لم تكن مشكلة وكانت عبارة عن تحديث معين) ومكان التغيير Problem& Notes تكتب السبب الذي دفعك للتغيير.
• ثامنا ضع الحالة Status هل تم الأمر done أم لم ينجح Failed أم مازال قيد العمل فيه Pending.

هذه كانت أهم النقاط التى يفضل وضعها في التقرير الشهري هناك من يحب ان يضيف سكرين شوت للمشكلة أو سكرين شوت لطريقة تنفيذ الحل وهذا شيئ جيد وإيجابي اكثر, يمكن عملها من خلال ملف الوارد على شكل جدول بسيط تستطيع القيام به في دقائق معدودة, هناك برامج تستخدم لهذا الامر لكن أنا أفضل الطريقة البسيطة للقيام بالتقارير ولي تدوينة قريبة حول أهم برامج الـ Help Desk إن شاء الله. أتمنى أن تكون هذه التدوينة قد أجابت على أستفساراتكم, أرحب بأي أضافات مفيدة حول الموضوع وحول طريقة القيام بالتقارير الأحترافية ولاتنسونا من دعواتكم ودمتم بود.