وضع الخطة التشغيلية لإدارة أقسام الـ IT لسنة مقبلة

السلام عليكم دعوني آخذكم معي للقصة من بدايتها؛ وهي قبل خمس سنوات عندما بدأت أنتقل من كوني مهندس شبكات إلى إدارة قسم الشبكات، من مجرد أحد أعضاء فريق العمل إلى قائد فريق العمل، ومنذ ذلك الحين وأنا أجتهد في أن أكون مثالياً كما كنت مهندساً مثالياً (كما كانوا يقولون عني!!!)، وكانت الأمور تسير معي بمدأ مرة تصيب ومرة….. لكنها كانت تسير، ولكن في السنة الأخيرة حدثت بعض الأمور في نطاق حياتي المهنية قررت بعدها أن أتعلم كيف أخطط وكيف أدير قسم الشبكات؟؟؟ ومنذ ذلك الوقت وأنا أبحث حتى وصلت ولله الحمد ß وهذا هو موضوع ورشة العمل، ولكن ليس معنى هذا أن ورشة العمل فقط لمن يديرون أقسام الـ IT  أو قسم الشبكات، ولكنها وصدقوني لكل من ينتمي لفريق العمل كما سترون، فكم تأسفت أن تأخرت في معرفة تلك الأمور حتى الآن، بل وأعده تأخراً مرضياً بسبب أننا من دول العالم الثالث، فكم كنت سأبدع كعضو في فريق العمل لو علمت طريقة التخطيط وشاركت فيها، ولكن لعل تلك البداية لنصبح من الدول المتقدمة، فشاركنا وتعلم لتغير حياتك وأعتبر من الدروس المستفادة من خبرات الآخرين…

ولكن ليس معنى هذا أنني لم أكن أخطط لعملي بل كنت أضع خطط وأعمل على تنفيذها، ولكني إكتشفت أنها فنية (مهندس) أكثر منها إدراية (مدير)، فهي من الناحية المهنية وبكل أمانة لا تمت لعلم الإدارة بصلة (إبتسامة)، لذا كما ذكرت سابقاً قررت أن أتعلم، والحمد لله كان لهذا القرار الأثر العظيم في إثراء خبرتي وتغيير حياتي المهنية ولله الفضل وحده لا شريك له، حيث أني بدأت في دراسة كل ما يربط علم الإدارة بمجال الـ IT مثل كورسات PMP و ITIL، طبعاً مع الإحتفاظ بهويتي كمهندس شبكات (إبتسامة) فأنا لست إدارياً محضاً والتميز في الجمع بينهما وليس التخلي عن الهوية… فالإدارة اليوم أصبحت الشريك الأساسي لنجاح مشاريع الـ IT…

كما أن أحد الأسباب التي دفعتني لأن أتعلم هو قيامي طول حياتي بدور قد رُسم لي من قبل الإدارة العليا، وكنت أتساءل وأحلم دوماً متى سيأتي اليوم الذي أرسم أنا فيه لنفسي ولأعضاء الفريق أدوارنا ومهامنا، الموضوع كبير ولا أريد أن أطيل عليكم بتلك المقدمة لذا هيا بنا ندخل في صلب الموضوع ß

وهنا يجدر بي البداية بمقدمة موجزة دون تفصيل عن التخطيط أهميته تعريفه أنواعه ثم نعرج قليلاً على التخطيط التشغيلي ومميزاته…

1. أهميته: يعتبر التخطيط أول عنصر من عناصر الإدارة بل هو الأساس والمبدأ الذي تقوم عليه الإدارة… فالتخطيط هو مفتاح النجاح وكلمة سر التميز…
2. تعريفه: التخطيط هو عملية تحديد واقع جهة العمل ، والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، والوسائل التي ستستخدمها لتحقيق تلك الأهداف…
3. أنواعه حسب نطاق التأثير: إستراتيجي – تكتيكي – تشغيلي (تنفيذي)…
4. أنواعه حسب المدة الزمنية: طويل المدى – متوسط المدى – قصير المدى…

ملحوظة من أراد التوسع فعليه بسؤال العم جوجل (إبتسامة)…

وما نحن بصدده الآن هو التخطيط التشغيلي أو التنفيذي متوسط المدى…

لكن ماذا نعني بالتخطيط التشغيلي وبمتوسط المدى؟؟؟

نبدأ بالتخطيط متوسط المدى: هو وضع خطة مداها الزمني من سنة إلى ثلاث سنوات كحد أقصى

أما التخطيط التشغيلي: فهو التخطيط الذي يتم فيه الإجابة عن التساؤلات التالية: (الأسئلة الأساسية في التخطيط)

• أين نحن الآن؟ (الوضع الراهن، المدخلات)
• أين نريد أن نكون؟ (الأهداف المستقبلية المراد تحقيقها، المخرجات)
• كيف نصل إلى هناك؟ (الطرق والأساليب والمهام والأشخاص والفترات الزمنية والموارد المختلفة للوصول للأهداف، منهاجية العمل)
• كيف نقيس تقدمنا؟ (كيف نعرف أننا وصلنا، التقييم النهائي للنتائج أو المخرجات مقارنة بالأهداف)

ببساطة وضع وسائل تصل بك لأهدافك وهذه الوسائل محددة بزمن وتكلفة وأشخاص منفذين

مميزات التخطيط التشغيلي

• يقلل من خطر الفشل ويضمن أنك لن تنسى شيء
• يساعد على الوصول للأهداف بسهولة وفي فترات زمنية أصغر
• يسمح لك بالرقابة والمراجعة والتقييم الداخلي والخارجي
• يجعل جميع أفراد فريق العمل على معرفة وإستعداد تام للقيام بواجباتهم المحددة بوقت مناسب للتنفيذ

أرجو من الجميع التدقيق في كل كلمة في تلك المقدمة الموجزة وقراءتها أكثر من مرة والتوقف والتفكر في كل جملة وما تعنيه،،،

والآن أظن أن موضوع ورشة العمل أصبح واضحاً

ولعلي أقولها بالبلدي كما يقولون: سنتدرب على “عايزين نعمل إيه ومين هيعمله وإمته وبكام، كل ده علشان نوصل لأهدافنا في قسم الشبكات خلال سنة”

ولكن ماذا أعني بكلمة تفاعلية؟ ولماذا وصفتها بالمهمة الشاقة؟؟ وما هي المتعة في ذلك؟؟؟

قبل أن أجيب على هذه التساؤلات أريد أن أقول شيء في غاية الأهمية وهو أننا لسنا بصدد إعطاء كورس علمي بل هي ورشة عمل، والفرق كبير… فالكورس شرح نظري بدون تطبيق عملي ممكن يكون فيه أمثلة، لكن ورشة العمل ما هي إلا التطبيق العملي والواقعي والحياتي للكورس، إذن ماذا عن جزئية المفهوم النظري العلمي للتخطيط التشغيلي وخطواته كيف سنغطيها؟ آه سؤال مهم إجابته هي: سيتم تغطية الشرح النظري بالفديوهات الأربعة الرائعة التالية لـــ

أكاديمية إعداد القادة التخطيط التشغيلي للدكتور طارق السويدان والأستاذ المنيعي

المنيعي 1

http://www.youtube.com/watch?v=coiiYbLyMW0&list=PLA04A55D911975732&index=29

المنيعي 2

http://www.youtube.com/watch?v=XZusdLMurVQ&list=PLA04A55D911975732&index=30

السويدان 1

http://www.youtube.com/watch?v=J3u0q2jNXzk

السويدان 2

http://www.youtube.com/watch?v=VCLAJRzIZ_8

ملحوظة: تلك الفديوهات لا تغنيك عن ورشة العمل فكما ستتعلم من الفديوهات تنفيذ الخطة التشغيلية عبارة عن ستة خطوات تطبيقها يحتاج لمهاراة أخرى سنوضحها ونتدرب عليها في ورشة العمل، عموماً لا أريد أن أحرق عليكم متعة سماع الفديوهات ولكن هذه ملخصات ستساعدك على متابعة وفهم ما في الفديوهات من علم وتطبيق بعض الأمثلة الخفيفة قبل البدء في ورشة العمل الخاصة بنا…

كيف تكتب خطة تشغيلية لمنظمة

http://db.tt/suhsPhi3

نماذج إعداد خطة تشغيلية

http://db.tt/I9dHcyir

ملحوظة هامة جداً: لا يسمح لأحد لم يسمع هذه الفديوهات ويذاكرها جيداً بالإشتراك في ورشة العمل إذن هذا هو الشرط الأول للإشتراك في ورشة العمل تلك…

والآن أجيب عن التساؤلات الثلاثة السابقة (ولكن ماذا أعني بكلمة ورشة عمل تفاعلية؟ ولماذا وصفتها بالمهمة الشاقة؟؟ وما هي المتعة في ذلك؟؟؟)

وسأبدأ بالمتعة والروعة في وضع الخطة التشغيلية:::

تخليلوا معي أننا سنصل في النهاية إلى جدولين رائعين أحدهما يسمى الجدول الزمني والآخر يسمى جدول الأعمال…

الجدول الزمني للأهداف: هو جدول يبين التسلسل الزمني للوسائل الموصلة للهدف، وترتيبها خلال الفترة الزمنية المخصصة لتحقيق الهدف، وتكلفة كل وسيلة.

يعني بالبلدي ” تخيلها معي… جدول فيه الوسيلة الفلانية وهتخلص في قد إيه، وبتكلفة كام، وفي الآخر هل أنجزت الوسيلة أم لا، من الآخر القسم بيشتغل ولا بيلعب”

إذن فالجدول الزمني إسلوب رقابي للوسائل الموصلة للأهداف

جدول الأعمال: هو جدول يبين الأشخاص المكلفين بتنفيذ الوسائل الموصلة للهدف.

فهو مثل الجدول الزمني لكن الفرق أن تركيزك ليس مع الزمن الذي تستغرقه في تنفيذ الوسائل الموصلة للأهداف ولكن تركيزك مع الأشخاص المنفذين لتلك الوسائل

يعني بالبلدي “تخيلها معي… جدول فيه الوسيلة الفلانية مكلف بيها مين، وهيخلصها في قد إيه، وفي الآخر هل أنجزت الوسيلة أم لا، من الآخر الشخص ده بيشتغل ولا بيلعب”

إذن فجدول الأعمال إسلوب رقابي للأشخاص المنفذين للوسائل

إجمالاً نقول تخيلوا معي… أن عندك خطة لكل يوم في السنة ماذا ستنجز فيه من أعمال ومن سيقوم بهذا العمل وكم سيستغرق من وقت وكم ستتكلف تلك الأعمال وبالتالي تستطيع تقييم كل لحظة في عمر القسم !!! شيء رائع لمن عاينه (إبتسامة)

تخيل معي وضعك الوظيفي لو تقدمت بخطة تشغيلية لقسمك في شركتك !!!

حتى إن المقولة القائلة “أن التخطيط يقتل الإبداع” لأنه يحد الأشخاص ويضعهم في إطار تنفيذ الخطة إستطعنا بفضل الله أن نتغلب عليها عند وضع الخطة كما سترون في ورشة العمل وذلك عن طريق إضافة أهداف إبداعية تفتح الآفاق أمام المبدعين …

لكن ألم تلاحظوا معي أن تلك الخطة ستحتاج لوقت وجهد لذلك قلت عنها أنها شاقة حيث أنها تستغرق ما بين شهرين إلى ثلاثة والله المستعان،،، لذلك قلنا أن مدة ورشة العمل شهرين …

آخر سؤال نختم بالإجابة عليه ذلك الإعلان، معلنين بذلك بدء تسجيل الأسماء التي تريد الإشتراك معنا في ورشة العمل تلك هو …

ماذا نقصد بورشة عمل تفاعلية؟

بداية سيكون تسجيل الأسماء والمجموعات في جروبنا على الفيس بوك (All Cisco Labs للمهندس عادل الحميدي)،  مع أخونا المهندس/ مهند عبدالرزاق وهو المدير الفني لورشة العمل وهو غني عن التعريف فهو مدير الجروب وصاحب مدونة مهووس الشكبات…

أما المقصود بالمجموعات؟ فإحياءاً للعمل الجماعي ورشة العمل تلك ستكون تدريب لمجموعات عمل وليس أفراد، كل مجموعة عمل مكونة بحد إدنى من شخصين وبحد أقصى من خمسة أشخاص، وهذا هو الشرط الثاني إذن للإشتراك في ورشة العمل تكوين جروبات ومن يصعب عليه الأمر ينسق مع أخينا م/ مهند وهو يجد له شريك ليكونوا مجموعة عمل … ويفضل أن يكونوا مرتبطين واقعياً وليس إلكترونياً، كأن يكونوا زملاء في نفس قسم الـ IT ليطبقوا على عملهم لأن الهدف من ورشة العمل التطبيق الواقعي وليس تخيل قسم شبكات ونبدأ نطبق في الهواء!!! كما أنه يمكن التطبيق على أقسام أخرى غير الشبكات من أقسام الـ IT فالأمر مفتوح…

والمطلوب عشر جروبات فكما يقولون المقاعد محدودة حتى يسهل المتابعة من المدربين وهم ثلاثة:

• م/ عادل الحميدي، العبد الفقير إلى عفو ربه المنان
• م/ أيمن النعيمي، غني عن التعريف
• م/ محمد الحارثي، النجم الجديد في أعمالنا، ويكفي أن تعرفوا أنه كان شريكي في وضع الخطة التشغيلية في عملي هذا العام والتي أبدعنا فيها بفضل الله ثم بفضل إجتهاده ومثابرته وإبداعه… وهذه حقيقة فلقد سعدت بالعمل معه كثيراً…

كما أنه سيكون هناك تفاعل مباشر وملموس عن طريق ثلاث ساعات تدريبية إسبوعياً يجتمع فيها المدربين الثلاثة مع مجموعات المتدربين في ورشة العمل، وآلية ذلك سيعرفها فقط المقبولون في ورشة العمل… وهذا يفيد بأن الكورس مغلق ولكن في النهاية قد نعرض على جروبنا على الفيس بوك (All Cisco Labs للمهندس عادل الحميدي) ما توصلنا إليه في ورشة العمل تلك من خطط مختلفة للمجموعات العشر وتقييم كل مجموعة وإختيار المجموعة الأمثل لتعطي ورشة عمل جديدة وهكذا يستمر العمل إلى ما شاء الله…

أيضاً خريطة الكورس سيعرفها فقط المقبولون في ورشة العمل…

هذا بالإضافة لأهم الشروط وهي الإلتزام بوقت ورشة العمل التفاعلي ومواعيد تسليم الأعمال وكل ما يطلب من تلك المجموعات وإلا ستحرم المجموعة المقصرة من المشاركة حتى لو تبقى معنا مجموعة واحدة فسنكمل معها ورشة العمل…

ما أريد أن تعرفوه في النهاية أن كثير من الشركات اليوم قد تدفع الآلاف لمن يضع لها خطة تشغيلية لقسم الآي تي، كما أن مدونة Networkset ستعطي شهادة لكل من شارك في ورشة العمل تلك…

أخوكم مهندس/ عادل الحميدي